Datenschutzerklärung
1.Wer wir sind
Cuentax AG ist ein Unternehmen, das umfassende Dienstleistungen in den Bereichen Treuhand und Unternehmensberatung anbietet. Das Dienstleistungsangebot von Cuentax AG umfasst unter anderem:
Ausübung von Treuhandfunktionen
Buchführungen
Betriebs- und Steuerberatungen
Geschäftsgründungen, -umwandlungen und -liquidationen
2. Grundlagen der Datenverarbeitung
Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir Personendaten bearbeiten, insbesondere welche Personendaten wir zu welchem Zweck erheben. Sie regelt zudem die Datenweitergabe, die Aufbewahrungsfrist sowie Ihre Rechte.
Unter Personendaten (nachfolgend auch als Daten bezeichnet) sind alle Angaben zu verstehen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Der Begriff «Datenbearbeitung» ist situativ zu verstehen und umfasst jeden Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Beschaffen, Aufbewahren, Verwenden, Verändern, Bekanntgeben, Archivieren oder Vernichten von Daten.
Wir erheben und bearbeiten Personendaten zur Erfüllung unserer geschäftlichen Aufgaben, im gesetzlich und vertraglich geregelten Rahmen. Die Erhebung, Bearbeitung und Nutzung von Personendaten unterliegen der geltenden schweizerischen1 und, sofern anwendbar, europäischen Rechtsbestimmungen2.
1Bundesgesetz vom 25. September 2020 über den Datenschutz: https://www.fedlex.admin.ch/eli/oc/2022/491/de
2EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO oder DS-GVO): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
Wir erheben Personendaten auf transparente Weise und unter Beachtung der Grundsätze der Verhältnismässigkeit und der Zweckbindung. Die Daten werden nur in dem Ausmass und so lange bearbeitet, wie dies für unsere Aufgaben und Pflichten notwendig ist.
3. Zweck der Erhebung und Bearbeitung von Personendaten
Wir bearbeiten jene Personendaten, die erforderlich sind, um unser Angebot dauerhaft, sicher und zuverlässig gewährleisten zu können. Dazu gehören insbesondere:
Abwicklung und Verwaltung von vertraglichen Beziehungen gegenüber Kunden, Mitarbeitenden und Lieferanten
Kontaktpflege und Kommunikation im Zusammenhang mit einer Leistungserbringung
Betrieb der Website
Gewährleistung der Sicherheit, Erfüllung rechtlicher Pflichten, Durchsetzung von Ansprüchen
4. Welche Personendaten bearbeiten wir?
4.1. Generelle Kontakt- und Grunddaten
Je nach Zweck der Datenbearbeitung, Kundensegment und Leistungsbereiche erheben wir verschiedene Arten von Personendaten, darunter unter Umständen auch besonders schützenswerte Personendaten.
Wir bearbeiten von allen Kontakt-, Dialog- und Vertragspartnern sowie Kunden zumindest die folgenden Personendaten:
Name, Vorname, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Geschlecht, Adresse, Telefonnummer,
Geburtsdatum, Nationalität, Beruf, Informationen zum Arbeitgeber, Titel, AHV-NummerE-Mail- und schriftliche Korrespondenz (Post)
Daneben erheben und bearbeiten wir je nach Zweck der Datenbearbeitung, Kundensegment und Leistungsbereich zusätzlich Daten gemäss den Beschreibungen in den nachfolgenden Ziffern:
4.2. Daten zur Mandatsabwicklung
Für die Erbringung und Verwaltung unserer Mandate und zur Kommunikation mit unserer Kundschaft bearbeiten wir folgende Personendaten:
Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1
Mandatsdaten wie:
Statuten, Protokolle, Verträge
Mitarbeiterdaten (Lohn, Sozialversicherung, Angaben über Kinder (FAZ), QST etc.)
Buchhaltungs- und Steuerinformationen insbesondere Informationen zur Einkommens- und Vermögenslage
besonders schützenswerte Personendaten wie Daten zur Gesundheit, zur Religion, über den Bezug von Sozialhilfe, über Betreibungen oder Konkurse
Zahlungsinformationen
Angaben über die am Unternehmen beteiligten natürlichen Personen/Gesellschafter und Mitglieder der Unternehmensführung: Name, Vorname, Geburtsjahr, Nationalität, Funktion, Stimmenanteil, Informationen über die Tätigkeit im Unternehmen
Diese Daten werden vor allem im Zusammenhang mit Leistungen im Bereich Steuern, Lohnverarbeitung, Buchhaltung, Prüfungen oder Beratung bearbeitet. Es handelt sich dabei vor allem um Daten unserer Kunden. Sie können aber auch Dritte betreffen, wie Mitarbeitende, Kontaktpersonen oder Personen, die in einer (vertraglichen) Beziehung zu unseren Kunden stehen. Unsere Kunden können daher auch auf diese Datenschutzerklärung verweisen, müssen aber auch selbst Massnahmen ergreifen, um die Datenschutzgesetzgebung einzuhalten.
Die Datenbearbeitung dient der Ausführung und Verwaltung der Mandate, der Bonitätsprüfung, der Vermeidung von Interessenkonflikten und der Qualitätsprüfung. Sie erfüllt auch die gesetzlichen und die vertraglichen Anforderungen.
Die Daten werden in der Regel direkt von den Kunden kommuniziert und zur Verfügung gestellt. Je nach Art und Umfang des Mandats können sie aber auch von Behörden, Gerichten oder Dritten stammen. Unter Umständen können Daten auch direkt beim Arbeitgeber der betreffenden Personen erhoben werden.
4.3. Daten im Zusammenhang mit der direkten Kommunikation (Telefon, E-Mail oder Chat, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare etc.)
Die von uns organisierten Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare werden mit Microsoft Teams, Zoom oder Swyx durchgeführt. Für die direkte Kommunikation via Telefon, E-Mail, Kollaborationslösung oder Chat können wir sowie unsere entsprechenden Dienstleister soweit notwendig folgende Personendaten bearbeiten:
Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1
Andere in der E-Mail-Kommunikation enthaltene Personendaten
Daten zur Kommunikation wie IP-Adresse, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation
Aufzeichnungen von Videokonferenz, falls nötig
Wir bearbeiten diese Personendaten zur Erbringung und Verbesserung unserer Dienstleistungen für unsere Kunden und andere interessierte Dritte.
4.4. Daten über das Personal
Für die Mitarbeiterverwaltung werden folgende Daten bearbeitet:
Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1
Sozialversicherungsangaben/AHV-Nr.
Informationen über Kinder
Informationen über die Stelle innerhalb unseres Unternehmens wie Anstellungsdatum, Funktion, Gehalt, Arbeitsvertrag
Bewerbungsinformationen wie Motivationsschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Diplome, Auswertung der Bewerbungsgespräche, Assessments, Referenzauskünfte
Finanzinformationen und Bankverbindungen
Für quellenbesteuerte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Konfession, Ausländerausweis, Angaben über andere Erwerbstätigkeiten, Ersatzeinkünfte und Partnerinformationen
Informationen zu periodischen Beurteilungsgesprächen
Zeit- und Ferienerfassung
Informationen über Krankheiten, Unfälle, Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub, Militär oder Zivilschutz
Straf- und/oder Betreibungsregisterauszüge
Bewerbungsunterlagen, die nicht zu einer Einstellung führen, werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, soweit wir nicht eine Einwilligung zur Aufbewahrung erhalten, gelöscht/vernichtet.
Die Daten dienen einer korrekten Abwicklung im Personalwesen, der Erfüllung der vertraglichen Beziehung (Arbeitsvertrag) und werden hauptsächlich von den Mitarbeitenden eingereicht.
4.5. Lieferanten und sonstige Vertragspartner
Wir bearbeiten folgende Personendaten von Geschäftspartnern, die Dienstleistungen oder Lieferungen für uns erbringen:
Generelle Kontakt- und Grunddaten gemäss Ziff. 4.1
Finanzinformationen wie Bankverbindungen
Im Vertrag vorhandene Informationen (wie Daten über die zuständigen Mitarbeitenden, Berater, Informationen über die erbrachte Leistung usw.)
Wir bearbeiten diese Daten in Erfüllung eines Vertrags und in Anwendung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des Handels- und Steuerrechts. Haben unsere Vertragspartner in Erfüllung ihres Auftrags Zugriff zu unseren Personendaten [z.B. IT-Firmen], schliessen wir mit ihnen einen entsprechenden Auftragsbearbeitungsvertrag ab.
4.6. Betrieb, Kontrolle und Verbesserung der Website und weiteren elektronischen Kanälen
4.6.1. Server-Logfiles
Unsere Website kann benutzt werden, ohne dass weitgehende Personendaten offengelegt werden müssen. Der Server erfasst jedoch mit jedem Aufruf Benutzerinformationen. Diese werden temporär in den Logfiles des Servers gespeichert. Eine Zuordnung zu einer bestimmten Person findet jedoch nicht statt. Logfiles enthalten folgende Informationen:
Datum, Zeit des Zugriffs und Datenmenge,
den benutzen Browser sowie das Betriebssystem,
den Domainnamen des Providers,
die Seite, von der Sie zu unserer Site gekommen sind (Referred URL),
die Suchanfrage,
die IP-Adresse.
Die Erhebung dieser Daten ist technisch erforderlich: Die erhobenen Daten dienen der Stabilität und Sicherheit der Website und werden genutzt, um die Nutzung der Website zu analysieren und sie zu verbessern. Sie ermöglichen zudem eine genaue Prüfung bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung unserer Website.
4.6.2. Cookies
Diese Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien, wobei es sich um kleine Dateien oder kurze Texte handelt, die auf ein Gerät heruntergeladen werden, wenn ein Besucher auf eine Website oder App zugreift. Informationen zum Anzeigen der auf Ihrem Gerät platzierten Cookies finden Sie unter folgendem Link: https://support.squarespace.com/hc/articles/360001264507#toc-check-your-cookies
Die im nachstehenden Link aufgeführten funktionellen und erforderlichen Cookies werden immer verwendet, da sie es Squarespace, unserer Hosting-Plattform, ermöglichen, diese Website sicher für Sie bereitzustellen.
https://support.squarespace.com/hc/articles/360001264507#toc-functional-and-required-cookiesDie im nachstehenden Link aufgeführten Analytics- und Performance-Cookies werden, wie unten beschrieben, nur dann auf dieser Website verwendet, wenn Sie unser Cookie-Banner bestätigen. Diese Website verwendet Analytics- und Performance-Cookies, um Einblick in den Website-Datenverkehr, die Website-Aktivität und andere Daten zu erhalten.
https://support.squarespace.com/hc/articles/360001264507#toc-analytics-and-performance-cookies
Weitere Informationen zur Nutzung von Cookies finden Sie unter den Informationen zur Nutzung der Web-Analyse-Tools (Ziffer 6.).
Es ist auch möglich, unsere Website ohne Cookies zu besuchen. Sie können die Speicherung von Cookies in den Browsereinstellungen verhindern. Dies hat jedoch unter Umständen einen Einfluss auf die Nutzungsmöglichkeiten der Website. Keinesfalls werden Cookies von uns dazu benutzt, um Schad- oder Spionageprogramme auf Ihrem Rechner zu installieren.
4.7. Gewährleistung der Sicherheit, Erfüllung rechtlicher Pflichten, Durchsetzung von Ansprüchen
Wir können die vorgängig erwähnten Personendaten zur Gewährleistung der Sicherheit und zur Durchsetzung Ihrer Rechte, sofern dafür notwendig, bearbeiten und dafür auch an Dritte, wie Gerichte oder Ämter, weiterleiten.
5. Datenerfassung, Aufbewahrungsdauer, Sicherheitsmassnahmen
5.1. Datenerfassung
In der Regel erhalten wir die in Ziffer 4 erwähnten Personendaten direkt von Ihnen, wenn Sie eine der Leistungen in Anspruch nehmen. Unter Umständen können Daten auch direkt beim Arbeitgeber der betreffenden Personen erhoben werden.
Bei Mandaten können die Daten je nach Art und Umfang des Mandats aber auch von Behörden, Gerichten oder Dritten stammen z.B. von Treuhänder im Rahmen von Revisionsdienstleistungen.
Wir entnehmen auch öffentlich zugängliche Informationen aus Medien, Internet und Registern, soweit dies im konkreten Fall angezeigt ist (z.B. Daten aus dem Handelsregister).
5.2. Aufbewahrungsdauer
Wir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie sie für den Zweck, zu dem sie gesammelt wurden, gebraucht werden, oder aber für eine Dauer, zu der wir aufgrund geltender Gesetze, Vorschriften oder vertraglicher Vereinbarungen verpflichtet sind sowie solange wir ein überwiegendes Interesse an der Aufbewahrung haben. Danach werden die Daten gelöscht.
5.3. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen zum Schutz der Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch. Darunter fallen IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangsbeschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übermittlungen, Weisungen, Schulungen und Kontrollen.
Die Daten werden in den von uns benutzten Applikationen und Software-Anwendungen gespeichert. Die Daten werden grundsätzlich auf Servern in der Schweiz gespeichert. Werden Daten im Ausland gespeichert (Teams, Microsoft365, usw.) gelten die Regeln nach Ziffer 6.
Haben Dritte Zugriff zu unseren Daten, werden besondere Massnahmen getroffen, die im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt sind (siehe Ziffer 7).
Wir weisen jedoch darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.
6. Dienste und IT-Tools von Drittanbietern
6.1. Squarespace Analytics
Diese Website sammelt personenbezogene Daten, die als Grundlage für unsere Website-Analytics dienen. Dazu gehören:
Informationen über Ihren Browser, Ihr Netzwerk und Ihr Gerät
Webseiten, die Sie vor dem Besuch dieser Website aufgerufen haben
Ihre IP-Adresse
Diese Informationen können auch Details über Ihre Nutzung dieser Website enthalten, einschliesslich:
Klicks
Interne Links
Besuchte Seiten
Scrollen
Suchvorgänge
Zeitstempel
Wir teilen diese Informationen mit Squarespace, unserem Anbieter für Website-Analytics, um mehr über den Traffic und die Aktivität auf dieser Website zu erfahren.
6.2. Google Maps
Auf unserer Website verwenden wir Google Maps (API) von Google Inc. (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA zuständig für Europa ist Google Limited Ireland, «Google»). Google Maps ist ein Webdienst zur Darstellung von interaktiven (Land-)Karten, um geographische Informationen visuell darzustellen. Über die Nutzung dieses Dienstes wird Ihnen unser Standort angezeigt und eine etwaige Anfahrt erleichtert. Bereits beim Aufrufen derjenigen Unterseiten, in die die Karte von Google Maps eingebunden ist, werden Informationen über Ihre Nutzung unserer Website (wie z.B. Ihre IP-Adresse) an Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Dies erfolgt unabhängig davon, ob Google ein Nutzerkonto bereitstellt, über das Sie eingeloggt sind, oder ob kein Nutzerkonto besteht. Wenn Sie bei Google eingeloggt sind, werden Ihre Daten direkt Ihrem Konto zugeordnet. Wenn Sie die Zuordnung mit Ihrem Profil bei Google nicht wünschen, müssen Sie sich vor Aktivierung des Buttons ausloggen. Google speichert Ihre Daten (selbst für nicht eingeloggte Nutzer) als Nutzungsprofile und wertet diese aus.
Für Datenübermittlungen in die USA hat sich Google verpflichtet, die EU-Standardvertragsklauseln zu unterzeichnen und einzuhalten.
Nähere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und -verarbeitung durch Google sowie weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre finden Sie unter: www.google.de/intl/de/policies/privacy
6.3. Google Fonts und Adobe Fonts
Diese Website stellt Schriftartendateien von Google Fonts und Adobe Fonts bereit und zeigt diese Schriftarten an. Um Ihnen diese Website ordnungsgemäss anzuzeigen, können diese Dritten personenbezogene Daten über Sie erhalten, darunter:
Informationen über Ihren Browser, Ihr Netzwerk oder Ihr Gerät
Informationen über diese Website und die Seite, die Sie auf der Website besuchen
Ihre IP-Adresse
7. Datenweitergabe und Datenübermittlung
Wir können Personendaten an Dritte weitergeben, wenn Sie dazu Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies für die Erbringung der jeweiligen Leistung bzw. die Erfüllung des Vertragszwecks oder Wahrung unseres berechtigten Interesses notwendig ist oder wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.
Folgende Kategorien von Empfängern können Personendaten von uns erhalten:
Dienstleister (z.B. IT-Dienstleister, Hosting-Provider, Lieferanten, Berater, Rechtsanwälte, Versicherungen).
Dritte im Rahmen unserer gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen, Behörden (wie namentlich die Revisionsaufsichtsbehörde, Steuerbehörden etc.), staatliche Einrichtungen, Gerichte.
Die von uns beauftragten Dritten sind vertraglich verpflichtet, den Datenschutz einzuhalten und die Daten nur für den von uns vorgegebenen Zweck zu bearbeiten.
Unsere Dienstleister befinden sich mehrheitlich in der Schweiz oder in der EU/im EWR. Gewisse Personendaten können auch in die USA (z.B. Microsoft365-Daten) übermittelt werden. Sollte eine Datenübermittlung in ein Land, das über kein angemessenes Datenschutzniveau verfügt, erforderlich sein, erfolgt diese auf Basis der von Standardvertragsklauseln (z.B. im Falle von Microsoft 365) oder anderer geeigneter Garantien.
8. Ihre Rechte
Jede Person kann Auskunft über die zu ihrer Person bearbeiteten Daten verlangen sowie zur Herkunft, dem Empfänger und dem Zweck der Datenerhebung und Datenverarbeitung. Zudem haben Sie das Recht, die Berichtigung, Sperrung, Löschung oder Übertragung Ihrer Daten zu verlangen.
Daten, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften aufbewahrt werden oder für die Geschäftsabwicklung benötigt werden, können bzw. dürfen nicht gelöscht werden. Werden Daten nicht von einer gesetzlichen Archivierungspflicht oder unserem überwiegenden Aufbewahrungsinteresses erfasst, löschen wir Ihre Daten auf Ihren Wunsch. Greift die Archivierungspflicht, sperren wir Ihre Daten.
Darüber hinaus können Sie Ihre Ansprüche gerichtlich geltend machen oder eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.
9. Schlussbestimmungen
9.1. Verantwortliche Stelle und Kontakt
Die Cuentax AG ist verantwortlich für die Datenbearbeitung nach dieser Datenschutzerklärung soweit nichts anders geregelt ist.
Generelle Anfragen zum Datenschutz können per Post oder E-Mail an uns geschickt werden
Cuentax AG
Dufourstrasse 11
4052 Basel
Bei Fragen bezüglich einer bestimmten Person, Berichtigungsbegehren oder einem Löschgesuch muss zudem eine Kopie der ID oder des Passes zur Identifikation des Nutzers beigelegt werden.
9.2. Anpassungen der Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung.
Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 29. August 2023 aktualisiert.